Praca: Pracownik/pracowniczka ds. administracyjnych i kadrowych

1.prowadzenie sekretariatu Delegatury:realizacja zadań związanych z obsługą kancelaryjną Delegatury (przyjmowanie, rejestrowanie, rozdział i wysyłanie korespondencji),obsługa systemu EZD,nadawanie numerów dla pism wpływających i wychodzących z Delegatury zgodnie z Rzeczowym Wykazem Akt,obsługa interesantów zewnętrznych, przekazywanie wstępnych informacji/wyjaśnień interesantom zewnętrznym oraz w problematycznych przypadkach kierowanie interesantów do właściwych pracowników merytorycznych,redagowanie pism na polecenie i pod podpis przełożonego,prowadzenie spraw dot. realizacji zamówień sal konferencyjnych,prowadzenie spraw związanych z właściwym przechowywaniem pism w Delegaturze zgodnie z instrukcją kancelaryjną.2.zapewnienie organizacyjno kancelaryjnego funkcjonowania Delegatury:współdziałanie z administracją Podkarpackiego Urzędu Wojewódzkiego w zakresie wynajmu i przygotowania sal na potrzeby realizacji zadań wyborczych,planowanie, realizacja zakupów materiałów biurowych i innych usług niezbędnych do sprawnego funkcjonowania Delegatury zgodnie z obowiązującą procedurą,rejestracja rachunków stałych opłat wynikających z umów, dokonywanych zakupów i usług, z pisemnym uzasadnieniem i przekazaniem do realizacji przez Głównego Księgowego,prowadzenie ewidencji: umów, delegacji służbowych, aktów prawnych, pieczęci i innych.3.prowadzenie spraw kadrowych pracowników Delegatury:prowadzenie akt osobowych pracowników,ustalanie uprawnień urlopowych i prowadzenie dokumentacji z tym związanej,prowadzenie listy obecności i ewidencji czasu pracy,prowadzenie ewidencji badań lekarskich oraz szkoleń pracowników z zakresu BHP, p-poż.,sporządzanie sprawozdań w zakresie spraw personalnych przekazywanych do Głównego Urzędu Statystycznego,obsługa systemu kadrowo płacowego,przygotowywanie umów o pracę, świadectw pracy, zaświadczeń i innych dokumentów dotyczących zatrudnienia i zwalniania pracowników.4.prowadzenie spraw dotyczących umów cywilnoprawnych zawieranych przez Dyrektora Delegatury, w tym sporządzanie umów, rachunków i protokołów odbioru,5.prowadzenie ewidencji (ilościowo-wartościowej, kart osobistego wyposażenia pracowników) składników majątkowych zgodnie z przepisami prawa oraz aktualnymi zarządzeniami Szefa Krajowego Biura Wyborczego,6.obsługa pod względem techniczno-organizacyjnym wyborów Prezydenta RP, wyborów do Sejmu RP i do Senatu RP, wyborów do Parlamentu Europejskiego, wyborów do organów jednostek samorządu terytorialnego, referendum ogólnokrajowego i referendum lokalnego,7.obsługa korpusu urzędników wyborczych w zadaniach wynikających z przepisów Kodeksu wyborczego oraz uchwał Państwowej Komisji Wyborczej, pod kątem kadrowym,8.gromadzenie i przygotowywanie dokumentów przeznaczonych do archiwizacji.