Praca: Asystent/Asystentka

Warunki pracy

MIEJSCE I OTOCZENIE ORGANIZACYJNO-TECHNICZNE STANOWISKA PRACY:

• 
  
• praca biurowa w siedzibie urzędu (stanowisko pracy zlokalizowane na I piętrze);
  
• wyjazdy służbowe;
  
• praca wymagająca dyspozycyjności;
  
• praca związana z obsługą klienta;
  
• praca zmianowa;
  
• narzędzia i materiały pracy, w szczególności komputer, kserokopiarka, fax, niszczarka, skaner;
  
• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin;
  
• brak oznaczeń dla niewidomych;
  
• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym;
  
• budynek nie jest w pełni przystosowany dla osób z niepełnosprawnością.
  

CZAS PRACY:

system równoważny/zmianowy od 07:00 do 19:00 oraz od 19:00 do 07:00.

CEL ISTNIENIA STANOWISKA PRACY:

Stanowisko utworzone w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów jawnych i niejawnych pozostających we właściwości Straży Granicznej, m.in. realizacji czynności zleconych przez uprawnione organy, utrzymania stałej łączności faksowej, telefonicznej, łączności prowadzonej poprzez systemy niejawne oraz przetwarzania danych z zakresu ochrony granicy państwowej oraz kontroli ruchu granicznego.

LICZBA PODLEGŁYCH PRACOWNIKÓW: brak.

UPOWAŻNIENIA I PEŁNOMOCNICTWA:

• 
  
• Upoważnienie do wykonywania czynności kancelaryjnych, związanych z obiegiem dokumentów niejawnych o klauzuli określonej odrębnymi przepisami w celu realizacji obsługi operatorskiej stanowisk SUŁT SG „TURKUS” i SUŁ „AGAT” w zakresie prowadzenia  „Dzienników Ewidencji” określonych dla tych systemów.
  
• Upoważnienie do wykonywania czynności kancelaryjnych związanych z obiegiem dokumentów jawnych w zakresie „SEKRETARIAT”.
  
• Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych oraz modyfikacji danych gromadzonych w systemach teleinformatycznych: ZSE 6 (ZAOIL,), Aplikacja WNIOSKI.
  

ZŁOŻONOŚĆ I KREATYWNOŚĆ:

Zadania wykonywane na stanowisku asystenta mają charakter złożony, określony odpowiednimi procedurami. Stanowisko pracy w szczególności w zakresie obsługi systemów utajnionej łączności  wymaga realizacji zadań w sposób systematyczny z zachowaniem należytej rzetelności. Osoba pracująca na tym stanowisku często kontaktuje się z funkcjonariuszami i pracownikami zatrudnionymi na terenie placówki, instytucjami współdziałającymi jak również instytucjami, organizacjami, osobami z zewnątrz, między innymi w celu przekazywania korespondencji lub informacji. Sytuacja powyższa niejednokrotnie wiąże się  z konieczności zajęcia przez asystenta postawy asertywnej.

Na opisywanym stanowisku pracy występuje duża różnorodność zadań, nie jest jednak wymagana szczególna kreatywność. Wynika to z faktu, że obieg dokumentów jawnych jak i niejawnych oraz przetwarzanie danych w systemach informatycznych odbywa się według określonych procedur. 

Przykłady:

• 
  
• obsługa stanowiska abonenckiego SUŁT SG ,,TURKUS” oraz SUŁ „AGAT” zgodnie z opracowanymi dla tych systemów „Szczególnymi Wymaganiami Bezpieczeństwa” w celu właściwego przesyłania/przekazywania dokumentów niejawnych,
  
• wydawanie sprzętu mobilnego do kontroli granicznej, zgodnie z określonymi w tym zakresie procedurami,
  
• przesyłanie, odbieranie i właściwa rejestracja dokumentów jawnych, przesyłanych drogą FAX z wykorzystaniem właściwych narzędzi teleinformatycznych,
  
• prowadzenie rozmów telefonicznych, w trakcie których osoby dzwoniące prezentują postawę agresywną i roszczeniową.
  

NIEZBĘDNA SAMODZIELNOŚĆ I INICJATYWA:

Praca polega na zapewnieniu terminowego i zgodnego z przepisami obiegu korespondencji wchodzącej i wychodzącej, przestrzeganiu przepisów bezpieczeństwa użytkowanych systemów i sieci informatycznych dedykowanych do przetwarzania informacji niejawnych zgodnie z ich dokumentacją bezpieczeństwa oraz weryfikowaniu zgodności danych przetwarzanych w systemach teleinformatycznych ze stanem faktycznym.
W przypadku zaistnienia sytuacji nietypowych, decyzje podejmowane są w uzgodnieniu z przełożonym, a od pracownika oczekuje się przedstawienia propozycji rozwiązań będących w zgodzie przepisami.

Przykłady:

• 
  
• prowadzenie rejestrów korespondencji jawnej i niejawnej,
  
• dokonywanie stosownych modyfikacji danych dot. kontroli osób i środków transportu,
  
• utrzymanie w stałej sprawności sprzętu mobilnego do kontroli granicznej.
  

HORYZONT CZASOWY PLANOWANIA: do 1 miesiąca.

KONTAKTY ZEWNĘTRZNE:

• 
  
• kilka razy dziennie:
  
  • 
    
  • z organami SG w zakresie funkcjonowania utajnionej łączności telekopiowej;
    
  • z organami Służby Celnej w zakresie ruchu granicznego;
    
  
  
  
• kilka razy w tygodniu:
  
  • 
    
  • z organami zewnętrznymi (Sąd, Prokuratura, Policja, Zakład Karny, itp. itp.) w celu ustalenia numerów kontaktowych oraz potwierdzenia otrzymania lub przekazania informacji.
    
  
  
  

CZYNNIKI SZCZEGÓLNIE UTRUDNIAJĄCE WYKONYWANIE ZADAŃ: nietypowe godziny pracy (w tym dyżury).

Przykłady:

• 
  
• Zadania wykonywane na stanowisku asystenta mają charakter złożony, określony odpowiednimi procedurami. Stanowisko pracy w szczególności w zakresie obsługi systemów utajnionej łączności wymaga realizacji zadań w sposób systematyczny z zachowaniem należytej rzetelności. Osoba pracująca na tym stanowisku często kontaktuje się z funkcjonariuszami i pracownikami zatrudnionymi na terenie placówki, instytucjami współdziałającymi jak również instytucjami organizacjami, osobami z zewnątrz, między innymi w celu przekazywania korespondencji lub informacji. Sytuacja powyższa niejednokrotnie wiąże się z koniecznością zajęcia przez asystenta postawy asertywnej.
  
• Na opisywanym stanowisku pracy występuje duża różnorodność zadań, nie jest jednak wymagana szczególna kreatywność. Wynika to z faktu, że obieg dokumentów jawnych jak i niejawnych oraz przetwarzanie danych w systemach informatycznych odbywa się według określonych procedur.
  

Zakres zadań

• obsługuje sieci utajnionej łączności telekopiowej SUŁT SG ,,TURKUS” oraz SUŁ „AGAT”, obsługuje aplikację RIGHT-FAX, przyjmuje do wysłania, przesyła, odbiera, i przekazuje/zwraca faksy, szyfrofaksy i telegramy w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w placówce
• dokonuje stosownych modyfikacji w systemach SG w zakresie określonym w stosownym upoważnieniu - system ZSE 6, aplikacja Wnioski
• przygotowuje, przyjmuje i wydaje sprzęt mobilny do odprawy granicznej w celu właściwej realizacji zadań związanych z kontrolą ruchu granicznego i ochroną granicy państwowej
• sporządza i kompletuje dokumenty oraz korespondencję do podpisu kierownika zmiany w celu zapewnienia właściwej realizacji czynności zleconych w placówce
• weryfikuje i łączy zgodnie z właściwością rozmowy telefoniczne w celu zapewnienia właściwej korespondencji telefonicznej placówki
• obsługuje skrzynki poczty internetowej placówki w celu zapewnienia właściwej korespondencji elektronicznej w placówce
• wydaje w trybie awaryjnym klucze i prowadzi książki ewidencji kluczy PSG w Krościenku
• archiwizuje i przekazuje dokumentację służbową w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w placówce

Wymagania niezbędne

• Doświadczenie zawodowe - 9 miesięcy pracy w administracji
• Umiejętność pracy w zespole
• Umiejętność obsługi sprzętu komputerowego i urządzeń biurowych
• Umiejętność wyrażania myśli w mowie i piśmie
• Dyspozycyjność, komunikatywność
• Znajomość przepisów z zakresu ochrony informacji niejawnych, ochrony danych osobowych
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe